Come organizzare le riunioni

Ecco i suggerimenti di Meeting e Congressi per organizzare una riunione. Consigli utili per meeting planner e non solo. Le regole delle 5 W aiutano a ottimizzare i tempi e a raggiungere l'obiettivo. Prima di organizzare una riunione, meglio concentrarsi su queste cinque "semplici" coordinate: chi, cosa, dove, quando e perché.

Who, il chi. Chi deve essere invitato? Non sbagliare questo semplice passaggio e invitare solo le persone interessante all'ordine del giorno è davvero indispensabile. E poi così tanto semplice non è, quindi meglio dedicarci l'attenzione necessaria.

What: Il cosa. Cosa si vuole da ognuno dei partecipanti? Prima della riunione è necessario mandare a ciascun l’agenda dettagliata della riunione, per permettere loro di prepararsi in anticipo e assicurarsi che il loro intervento sia preciso e pertinente. Ma non solo.

When è il quando del vostro meeting. Ma non è ovviamente all'indicazione temporale della riunione l'oggetto del discorso. Il "quando" in questione è il "durante": per esempio avere stabilito l’ordine di intervento di ognuno ne aiuta lo svolgimento o ancora meglio confrontarsi con i partecipanti sul loro intervento prima della riunione, così da assicurare a ognuno il tempo sufficiente per esporre in maniera chiara i propri concetti.  (scopri di più)

Why, perché? Prima anche di pensare a organizzare una riunione si deve avere chiaro l’obiettivo. Meglio un obiettivo per volta, o almeno assicurarsi che l'ordine del giorno sia seguito.

Where dove. Sì, certo. Dove si trova la riunione. Ma anche "in quale direzione stiamo andando con questa riunione?". Quali obiettivi vogliamo raggiungere?

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